1. Pečlivě prověřte nové obchodní partnery
Než uzavřete obchodní dohodu s novým partnerem, je důležité zjistit, zda je na něj spolehnutí i z finančního hlediska. Podívejte se hlavně na:
- Finanční výkazy a ekonomické výsledky: Pečlivé zhodnocení výkazů vám ukáže, jak je firma zisková, jaké má dluhy a jak si vede s cashflow.
- Záznamy o insolvenčním řízení či exekucích: Nahlédnutím do dostupných rejstříků zjistíte, zda firma není ohrožena platební neschopností nebo v minulosti neměla problémy s placením.
- Reference a zkušenosti: Kromě finančních dat mohou být cenné i informace od jiných firem, které s daným partnerem obchodují. Osobní reference vám pomohou lépe odhadnout, zda je firma spolehlivá.
2. Pravidelně sledujte finanční zdraví stávajících partnerů
I osvědčený obchodní partner se může ocitnout v nepříznivé finanční situaci – například kvůli vnějším změnám na trhu nebo špatným investičním rozhodnutím. Průběžné sledování jeho platební schopnosti vám umožní včas identifikovat potenciální problémy:
- Sledování aktuálních finančních výsledků
- Monitoring platební morálky: Zpozorněte, pokud partner začíná častěji žádat o odklady, prodloužení splatnosti faktur nebo má problémy s úhradami. Taková změna může signalizovat, že se blíží větší problém.
- Vnímání externích vlivů: Ekonomická situace i specifické tržní vlivy mohou ovlivnit stabilitu vašeho partnera. Pokud sledujete jeho odvětví, můžete na potenciální problémy reagovat dříve.
3. Mějte jasné a bezpečné platební podmínky
Pevně nastavené platební podmínky pomáhají snížit riziko neplacení a zajišťují zdravější cashflow. V praxi to znamená:- Zálohy nebo platby předem: U nových partnerů nebo u těch, u nichž existuje zvýšené riziko, je vhodné nastavit zálohy nebo platby předem, čímž snížíte vlastní finanční expozici.
- Stanovení jasné splatnosti a sankcí: Určete jasné termíny splatnosti a případné sankce za prodlení. Úrok z prodlení je účinným motivátorem pro včasné platby.
- Bezchybná a včasná fakturace: Nezpochybnitelné, ale zásadní – fakturujte přesně a dodržujte termíny. Zjednodušíte tím platební proces a předejdete zbytečným prodlením.
4. Monitorujte platby a zaměřte se na efektivní komunikaci
Kontrola platebních pohybů a pravidelný kontakt s klienty umožňují předejít potenciálním problémům. Nejde jen o samotné platby, ale i o monitorování možných změn ve finanční kondici partnerů:
- Automatické upomínky a správa splatností: S pomocí automatických nástrojů snadno zajistíte pravidelné upomínání splatností a rychlé zasílání oznámení při prodlení. Tím zajistíte lepší kontrolu nad svým cashflow.
- Osobní kontakt při problémech: V případě, že klient začne mít potíže s úhradami, je důležité s ním udržovat přímý kontakt. Osobní přístup umožňuje řešit situaci citlivěji a domluvit se na alternativním řešení, například splátkovém kalendáři.
TIP: Pokud to ještě neděláte, začněte používat systémy nebo nástroje, které automaticky generují a odesílají faktury, sledují jejich splatnost a zasílají upomínky.
5. Použití nástrojů pro monitorování a řízení pohledávek
Finanční nástroje, které dnes máte k dispozici, vám pomohou efektivně monitorovat ekonomickou kondici vašich obchodních partnerů a reagovat na případná rizika. Tyto nástroje poskytují přehledné informace o finanční historii i aktuálním stavu firmy:
- Automatizovaný monitoring klíčových dat: Creditcheck vám může zajistit průběžný přístup k informacím z veřejných rejstříků, finančních výkazů a dalších relevantních zdrojů. V případě negativní změny vás systém upozorní, takže můžete na problém reagovat okamžitě.
- Přehledná vizualizace rizik: jako například náš „semafor“ integrovaný ve vašem ERP a CRM systému – zelená pro bezpečné vztahy, oranžová a červená jako upozornění na možná rizika. Tento přístup vám poskytne rychlý přehled, aniž byste museli detailně studovat jednotlivá data.
Prevence pro zdraví vaší firmy – stejně důležitá jako kontrola cholesterolu
Zkuste vnímat prevenci nezaplacených faktur ve vaší firmě (možná trochu nadneseně) jako péči o zdraví vašeho srdce. Pokud budete ignorovat varovné signály, hrozí vám, že dřív nebo později dostanete infarkt - ať už osobní, nebo finanční.
Takže stejně jako si dáváme pozor na to co jíme, chodíme pravidelně cvičit, snažíme se nebýt stále ve stresu a necháváme si měřit tlak a EKG, tak i firma potřebuje pravidelnou péči a „preventivní prohlídky“ svých klientů a obchodních partnerů. Díky včasnému monitoringu se snáz vyhneme nečekaným finančním „infarktům“ a zajistíme si stabilní základy pro podnikání.